La industria de planificación y gestión de eventos corporativos está creciendo a una tasa del 10,5 % y alcanzará los 1,1 billones de dólares en 2031. Con una escala de crecimiento positiva en la industria de la gestión de eventos, Avantexpo ha intervenido para ayudar a los profesionales a ser más efectivos y eficientes.
Los servicios de gestión de eventos son una necesidad para muchas organizaciones después de la pandemia. Casi el 80 % de las organizaciones han realizado un mínimo de tres eventos para la empresa y las grandes corporaciones consideran que los eventos son la mejor opción para llegar a sus clientes, empleados y partes interesadas.
La planificación de eventos requiere mucha creatividad para diseñar, desarrollar y hacer que sea memorable para todos los asistentes. La planificación de eventos generalmente se divide en fases llamadas las 5C.
La fase de planificación del evento consiste en conceptualizar el evento con preguntas como por qué, cuándo, quién, dónde y qué. Después de definir el evento, la planificación de las actividades del mismo, como el tema, el presupuesto, el establecimiento de un cronograma, la reserva del lugar del evento, el plan del menú, la selección de los oradores y la organización del equipo, es la parte principal del evento.
Al planificar cada evento, también es importante implementar las medidas de control. El control de eventos compara sus planes con el progreso real y realiza cambios cuando es necesario para evitar la ampliación del alcance y garantizar que cada fase del evento se complete a tiempo.
Finalmente, el día de culminación del evento contiene el resultado exacto de todas las fases del evento. Una planificación exitosa del evento implica la gestión del equipo, la gestión de primera línea, la coordinación de proveedores y vendedores, el control de multitudes, la gestión de back-end y la comunicación.
En el sector corporativo se requieren conferencias, fiestas de celebridades, eventos deportivos, eventos de recaudación de fondos, lanzamientos de productos, cenas de gala y demás; los eventos y experiencias de Avantexpo pueden cumplir con los plazos especificados y sin salirse de su presupuesto. Nuestro compromiso con la excelencia es nuestro compromiso.
En este blog, Avantexpo comparte su parte del pastel para una perfecta planificación y gestión de eventos corporativos.
1. Define claramente tus objetivos
Este es el primer paso de todo evento. Establezca un objetivo claro y concreto. ¿Cuál es el objetivo principal de su evento? ¿Su objetivo es lanzar un nuevo producto, fomentar el espíritu de equipo o generar oportunidades de negocio? Establecer estos objetivos de antemano no solo determina la dirección de todo el proceso de planificación de su evento, sino que también ayuda a medir el éxito del mismo.
Objetivos SMART: Utilice los criterios SMART para afinar sus objetivos:
Específico: Como organizador de eventos, debes saber qué es lo que hay que lograr.
Mensurable: Asegúrese de que el éxito de su evento pueda cuantificarse (por ejemplo, número de asistentes, clientes potenciales generados).
Realizable: Establecer metas realistas que puedan alcanzarse con los recursos disponibles.
Importante: Alinee los objetivos del evento con los objetivos comerciales generales de su empresa.
Limitados en el tiempo: Establecer plazos y un cronograma para alcanzar los objetivos.
Por ejemplo, si su objetivo es mejorar las relaciones con los clientes, su objetivo podría ser que asistan al menos 150 clientes e interactúen personalmente con el 90% de ellos durante el evento.
Un presupuesto bien planificado es fundamental para el éxito de cualquier evento corporativo. No solo proporciona un marco para el evento, sino que también evita que los gastos imprevistos se salgan de control. Comience por enumerar todos los posibles costos asociados con el evento, incluidos el lugar, la tecnología, el servicio de catering, los oradores, el entretenimiento, el transporte y el marketing.
Al mantener un presupuesto detallado y flexible, podrá administrar los recursos de manera eficaz y evitar problemas financieros de último momento.
3. Seleccione el lugar adecuado
El lugar adecuado marca el tono de cualquier evento corporativo e influye significativamente en la experiencia de los asistentes. El lugar debe estar en sintonía con el tema del evento, ser accesible para los asistentes y contar con las instalaciones necesarias para satisfacer las necesidades del evento.
Por ejemplo, para el lanzamiento de un producto tecnológico, opte por un espacio moderno que incorpore la innovación, como un centro tecnológico o un loft industrial, equipado con Internet de alta velocidad y sistemas audiovisuales de última generación.
4. Integración de tecnología
La integración de la tecnología es esencial para optimizar la gestión de eventos y mejorar la experiencia de los asistentes. Aprovechar las herramientas tecnológicas adecuadas puede hacer que su evento sea más interactivo y accesible, al mismo tiempo que simplifica los desafíos logísticos.
Participación virtual: para las empresas más grandes o más globales, ofrecer una opción de participación virtual puede aumentar la accesibilidad. Utilice servicios de transmisión de alta calidad para transmitir su evento en vivo e interactuar con participantes remotos a través de funciones interactivas como preguntas y respuestas en vivo y salas de networking virtuales.
Implicar a la audiencia es importante para el éxito de cualquier evento. Una audiencia implicada responde positivamente a su mensaje, lo que puede ser crucial para lograr los objetivos de su evento.
Crear un itinerario detallado no solo ayuda a mantener el evento organizado y según lo programado, sino que también garantiza que cada participante sepa dónde debe estar en cualquier momento.
7. Marketing y promoción
Promocionar eficazmente su evento es fundamental para garantizar una alta asistencia y participación. Sus estrategias promocionales deben estar adaptadas para llegar a su público objetivo a través de los canales adecuados y con un mensaje convincente.
Continuando con las secciones anteriores, a continuación se presentan elaboraciones detalladas de las secciones 8 y 9, seguidas de una conclusión que une todo con un ejemplo práctico:
8. Gestión de equipos y tareas
Gestionar eficazmente a su equipo y las tareas a realizar es fundamental para la ejecución sin problemas de cualquier evento. La dinámica de equipo adecuada y la delegación clara de responsabilidades garantizan que se cubran todos los aspectos del evento.
El final de un evento es solo el comienzo de una mayor participación y evaluación. Las estrategias de seguimiento eficaces pueden ayudarle a aprovechar el éxito del evento y prepararse aún mejor para los eventos futuros.
Organizar y llevar a cabo un evento corporativo requiere un nivel magistral de coordinación y atención a los detalles. Para garantizar un evento corporativo triunfante e inolvidable, siga las estrategias descritas con determinación inquebrantable.
Ideas creativas para stands en exposiciones
