La guía definitiva para la planificación de eventos virtuales

Los eventos virtuales son tan poderosos como los eventos físicos y llegaron para quedarse.

La importancia de las interacciones cara a cara nunca disminuirá. Sin embargo, hay casos en los que la virtualidad es un componente integral de la agenda de su evento. ¿Cómo se transforma un evento que dura varios días, repleto de posibilidades de networking y sesiones informativas, en un evento virtual? ¿Están la planificación de eventos virtuales y la tecnología de eventos virtuales fuera de su alcance? Definitivamente no. Una empresa de gestión de eventos tiene la solución para todas tus necesidades.

Los eventos virtuales requieren el mismo nivel de cuidado y atención que los eventos en vivo. En ambos casos, debe desarrollar un plan de acción para promocionar eficientemente su evento, atraer a los invitados, crear momentos memorables para los asistentes y demostrar que el evento fue un éxito.

Lo único que no está es el lugar y los participantes en el lugar. Los planificadores de eventos virtuales deben tener especial cuidado para que la ocasión sea más atractiva para los asistentes. Es un evento de valor añadido.

Es muy probable que haya participado en un seminario web, taller o conferencia virtual utilizando software de conferencias. Quizás hayas participado en un evento mientras estabas sentado en el trabajo. Estos son sólo algunos ejemplos de eventos virtuales. Los eventos virtuales son aquellos en los que las personas pueden participar en el contenido del evento a través de Internet en lugar de hacerlo en persona. Según Google Trends, la virtualización de conferencias, seminarios web y reuniones corporativas se está produciendo de manera constante en el sector industrial con la ayuda de planificadores de eventos virtuales.

Los eventos virtuales no son una alternativa a ningún tipo de evento, pero son mejores versiones de los eventos existentes con avances tecnológicos, herramientas, plataformas y más sesiones. La gestión de eventos virtuales se está equipando en las industrias con más potencial en el futuro próximo.

Estos son los cuatro tipos principales de eventos virtuales.

Las conferencias virtuales suelen ser eventos de varios días a gran escala realizados por empresas, asociaciones o industrias. Su objetivo principal es atraer a una amplia audiencia, lanzar productos, facilitar sesiones de capacitación y programas de certificación y presentar liderazgo intelectual. Se llevan a cabo como transmisiones en vivo, sesiones grabadas y salas de exposiciones virtuales con oportunidades de preguntas y respuestas para mostrar sus productos y servicios.

Los seminarios web son en su mayoría reuniones virtuales educativas centradas en un tema específico. Estos seminarios web suelen durar entre 30 minutos y 3 horas y comparten información valiosa sobre un tema específico con la audiencia seleccionada. Puede ser una sesión en vivo o una sesión pregrabada según la demanda. Los seminarios web se consideran una herramienta con fines de marketing, formación y participación del cliente.

Cuando una empresa tiene sucursales en todas partes del mundo, la organización de eventos virtuales reunirá a todos los miembros de la empresa con la oportunidad de socializar entre todos. Estas reuniones son generalmente reuniones de equipo, ayuntamientos, capacitación de empleados o actualizaciones corporativas. Estas reuniones tendrán una combinación de asistentes en persona y remotos. Las presentaciones y el chat en vivo se utilizan como medio de comunicación en estos eventos.

Las empresas que quieren llegar más allá de los límites geográficos prefieren los eventos híbridos. El lanzamiento de un producto es un buen ejemplo de estos eventos. Ofrece opciones para que los participantes estén presentes físicamente en el evento o se conecten virtualmente. Es muy adecuado para reuniones con partes interesadas externas como clientes, consumidores o socios. Este evento también ofrece múltiples oportunidades de networking, que son clave para cualquier negocio.

¿Por qué organizar un evento virtual?

Los eventos virtuales se planifican para cumplir el mismo propósito que los eventos tradicionales: transmitir el mensaje de su empresa, generar clientes potenciales, aumentar las ventas y crear valor de fidelidad a largo plazo. Los organizadores de eventos y reuniones llevan mucho tiempo decidiendo entre eventos presenciales, virtuales y mixtos, y cada uno tiene sus ventajas y desventajas.

Por ejemplo, los seminarios web son beneficiosos por ser virtuales porque están diseñados para difundir una amplia red que proporcione liderazgo intelectual, capacitación o cualquier otro tipo de información, mientras que la conferencia de usuarios o el programa de capacitación regional está diseñado para facilitar interacciones 1:1 que necesitan ser entregado presencialmente.

La nueva versión de Microsoft incluye muchas características que admiten eventos virtuales. Si está decidiendo si convertir su evento en un evento virtual o no, piense en lo que quiere obtener del evento y si estos objetivos se pueden lograr utilizando una plataforma virtual en lugar de en persona.

¿Por qué los eventos virtuales son los eventos del futuro?

Los eventos virtuales se están convirtiendo en los eventos del futuro por varias razones. A continuación se presentan algunas razones para realizar un evento en línea:

1. Los eventos virtuales llegan a una audiencia global que tiene una conexión a Internet para asistir.

2. Los eventos virtuales son rentables tanto para los organizadores como para los asistentes.

3. Los eventos virtuales son accesibles para personas que no pueden viajar por obligaciones. Tiene opciones bajo demanda para permitir a los participantes acceder a sesiones grabadas cuando les convenga.

4. Son las alternativas más ecológicas a los eventos tradicionales al reducir la huella de carbono.

5. La utilización de herramientas digitales como encuestas, sondeos y análisis en tiempo real comparte muchos conocimientos sobre cómo el evento resonó en la audiencia.

6. El uso de herramientas de participación como chats en vivo, encuestas, sesiones de preguntas y respuestas y funciones de networking proporciona una mejor participación e interacción del cliente.

¿Un evento virtual necesita un presentador?

Los eventos virtuales necesitan un presentador que actúe como ancla del evento virtual, guíe a los asistentes a través de la agenda del evento y realice un seguimiento de los procedimientos. Sin un presentador, incluso los eventos virtuales parecerán desestructurados y los asistentes pueden perder interés.

¿Cómo se planifica un evento virtual?

En Avantexpo eventos y experiencias contamos con varios expertos para cuidar cada átomo del evento. Contamos con una lista de verificación y un equipo talentoso para hacer de su evento virtual el mejor de todos los mundos.

Si desea saber más sobre la lista de verificación de planificación de eventos virtuales y la tecnología de eventos virtuales utilizada, contáctenos.

Las plataformas más utilizadas para eventos virtuales son Zoom y WebEx. Para conferencias grandes, también puedes optar por plataformas como ON24 o vFairs.

Utilice encuestas interactivas, sesiones de preguntas y respuestas, salas de trabajo, cuestionarios o búsquedas del tesoro para involucrar a los asistentes en el evento.

Desarrollar contenido que atraiga a los asistentes y los involucre durante toda la sesión. Utilice formatos atractivos como paneles, talleres o demostraciones en vivo en sesiones más cortas de 15 a 25 minutos. Las sesiones más largas suelen resultar aburridas y menos interesantes para la mayoría de los asistentes.

Servicios de montaje de stands para exposiciones

Scroll al inicio