Se elige la mejor zona con puestos y stands medidos, luces puestas para enfocar, invitaciones y folletos volados, ¿qué sigue?
¿Qué tal los asistentes o visitantes? ¿Visitarán tu puesto al azar y qué pasa si pasan desapercibidos?
De eso se trata este blog de Avantexpo.
Le brindaremos secretos internos para una gestión impecable de exposiciones y le mostraremos cómo hacer que su exposición se destaque en este blog. Este blog le ayudará a organizar exposiciones que los asistentes, patrocinadores y expositores apreciarán y le evitará grandes problemas durante las etapas de planificación. Le proporcionaremos secretos internos para una gestión impecable de la exposición y le mostraremos cómo hacer que su exposición se destaque. en este blog.
Este blog le ayudará a organizar exposiciones que los asistentes, patrocinadores y expositores apreciarán y le evitará grandes problemas durante las etapas de planificación.
Debes preguntarte por qué gestionas tu exposición con varias consideraciones. Ya sea con una empresa de planificación de eventos o con algún planificador de eventos aleatorio, ¿por qué es tan importante?
La gestión de exposiciones tiene como objetivo ofrecer un evento exitoso (ya sea presencial o virtual) que satisfaga las necesidades de las partes interesadas, logre los objetivos corporativos y promueva la imagen de marca. La gestión eficaz de exposiciones requiere una planificación y preparación cuidadosas para minimizar riesgos e inquietudes. Facilita las siguientes tareas: Gestionar la logística y las operaciones para garantizar el éxito general de su exposición. Promover la comunicación y la cooperación entre proveedores de espacios, expositores, invitados y organizadores.
Establezca sus objetivos y presupuesto deseados
Establezca una estrategia de planificación de exhibiciones y monitoreo del desempeño para ayudarlo a hacer coincidir los objetivos de exhibición con las metas corporativas generales. Los objetivos del evento y el presupuesto ayudan a los organizadores del evento a realizar un seguimiento de los gastos y determinar el retorno de la inversión (ROI).
Gestionar la planificación de eventos a gran escala requiere hacer malabarismos con múltiples obligaciones. Elegir el software de gestión de eventos adecuado permite a los gerentes automatizar operaciones repetitivas y aumentar la eficiencia. Los aspectos de la preparación de exposiciones en los que estas tecnologías pueden ayudar incluyen venta de entradas, seminarios web, generación de leads, transmisión en vivo, marketing, gestión de participantes, registros, networking, análisis y recopilación de comentarios.
Identificar técnicas para aumentar la participación y el placer de la audiencia es fundamental para que un evento sea exitoso. Las encuestas, las sesiones de preguntas y respuestas, los chats en vivo y la gamificación son formas comunes en las que las exposiciones atraen a los visitantes.
Puede utilizar la tecnología para planificar la reunión perfecta. Muchos eventos ahora utilizan tecnología de emparejamiento inteligente, algunas de las cuales funcionan con inteligencia artificial, para hacer coincidir los deseos de la audiencia con los servicios o productos de los proveedores. Luego, el software puede emplear tecnología de baliza para «presentar» a los dos, así como capacidades de programación para ayudarlos a planificar sus reuniones con anticipación.
Esta forma de emparejamiento inteligente maximiza la productividad y eficiencia de ambas partes durante todo el evento.
Los aspectos de la preparación de la exposición en los que estas tecnologías pueden ayudar incluyen entradas, seminarios web, generación de leads, transmisión en vivo, marketing y asistentes. La gamificación se puede utilizar para motivar a las personas a participar en las actividades adecuadas. Si desea ver más personas asistiendo al piso de su exposición, considere gamificar su experiencia.
La gamificación es la práctica de motivar a los usuarios para conseguir puntos y progresar en el juego mediante la competencia y las ideas de juego. Los juegos son atractivos y adictivos debido a su dinámica, que incluye competitividad, una sensación de crecimiento y un equilibrio entre recompensas a corto y largo plazo.
Si desea ver más personas caminando por el evento, otorgue un valor en puntos a cada conexión de proveedor o visita al stand. Otra técnica para hacer que las personas sientan que han progresado o logrado algo es establecer hitos. Las insignias son un fantástico ejemplo de esto.
Cree insignias que reflejen la cantidad de proveedores con los que se ha encontrado: “experto en redes ágil” para diez, “conector asombroso” para cuarenta y “tirador de reuniones” para veinte. Para ofrecer aún más incentivos para jugar, otorga a los ganadores de la insignia acceso a cosas que otros jugadores no pueden.
Los asistentes y sus proveedores que esperan una audiencia pueden sentirse muy frustrados cuando no saben a dónde ir. Por lo tanto, simplificar la navegación en su próximo evento podría reducir significativamente la aglomeración en la sala de exposiciones.
Mientras que a algunas personas les gustan los gráficos estáticos, otras disfrutan de los mapas con funcionalidad GPS. Tal vez incluso utilice un chatbot para guiarlos. Las soluciones de navegación más efectivas probablemente incluyan algunos de estos conceptos. Aquellos que asisten a la feria por un motivo específico pueden no estar interesados en pasar tiempo en la feria. Eventos como la Asociación Nacional de Distribuidores de Música (NAMM) reúnen a los profesionales de la industria del audio y la música para establecer conexiones que atiendan a las audiencias específicas de sus conferencias. Para facilitar la transición rápida de los invitados entre reuniones, los organizadores comenzaron a crear una aplicación que ayudaría a los usuarios a definir la forma más efectiva de pasar de un stand a otro.
Organiza un concurso de búsqueda de información con una gran recompensa. Antes de que los invitados se acerquen al stand, proporciónales material de la web de la empresa o del canal de YouTube para ayudarles con cualquier consulta que puedan tener.
Esto les proporcionará más información sobre la empresa y sus ofertas y le brindará más oportunidades de interactuar con ellos antes de hablar con ellos en el evento.
Anímelos a que traigan sus cuestionarios o encuestas completos al stand para que puedan registrarse y ganar un regalo fantástico. Los billetes de avión o unas vacaciones deben ser el premio final, algo que justifique todo el esfuerzo.
Espero que tenga excelentes consejos, trucos y estrategias para que su próximo evento de exhibición sea exclusivo para sus asistentes.
El arte y la ciencia de la gestión de exposiciones combinan una planificación minuciosa con experiencias que anteponen las necesidades de las personas. Cuando las exposiciones se basan en las mejores prácticas y tienen una visión creativa, se convierten en plataformas publicitarias efectivas para las marcas.
Stands portátiles y fáciles de montar para exposiciones