PR Event Planning es un nombre que trae al público la definición de coordinación de eventos de relaciones públicas para empresas corporativas para lanzamientos de productos o servicios.
Pero no para las personas que optan por realizar un evento de relaciones públicas. Como empresa líder en gestión de eventos, entendemos la frustración detrás de los eventos de relaciones públicas y el estrés de completar la lista de verificación.
Entonces, si está en el grupo para organizar su próximo evento de relaciones públicas, le dejamos nuestros 8 pasos principales para dominar la planificación de su evento de relaciones públicas.
Sin más demora, pasemos a la guía.
La planificación de eventos de relaciones públicas implica preparar y llevar a cabo un evento de relaciones públicas que promueva una empresa, marca, producto, servicio o cliente con el fin de conseguir nuevos clientes.
El propósito fundamental de los eventos de relaciones públicas es generar publicidad positiva y construir una imagen positiva para una empresa u organización. Estos eventos tienen como objetivo atraer la atención de los medios y fomentar fuertes vínculos con la población objetivo.
Una vez que hayamos cubierto los fundamentos de los eventos de relaciones públicas, analicemos las medidas prácticas que ayudarán a que la planificación de sus eventos de relaciones públicas se dispare.
1) Alinee sus objetivos, primero
Como dijimos anteriormente, identificar los objetivos de su evento (y asegurarse de que sean mensurables) es importante para el éxito de su evento. Los objetivos de su evento deben implicar no sólo mostrar lo que anuncia, sino también lograr objetivos comerciales más amplios.
Comprender el objetivo general le permite identificar los objetivos únicos de su evento. Por ejemplo, si su objetivo principal es aumentar el conocimiento de la marca, algunos de sus objetivos podrían incluir:
También le ayudará a establecer puntos de referencia para medir el éxito del evento. En nuestro caso, tus métricas pueden ser la cantidad de artículos escritos sobre el evento y la cantidad de participantes.
2) Identifique, diríjase y llegue a su audiencia
Si no identifica a su público objetivo, su evento fracasará. Su público objetivo es el punto ideal donde coinciden el interés en lo que está presentando, el dinero para apoyarlo o comprarlo y el deseo de participar en su evento.
Identificar el público objetivo de su evento le ayuda a desarrollar el mejor plan de comunicación. También ayuda a determinar dónde promocionar el evento, ya sea a través de las redes sociales, campañas de correo electrónico o canales de medios tradicionales.
También le permite predecir sus respuestas y modificar su mensaje en consecuencia. Esto puede resultar en mejores tasas de participación, más asistencia y un evento más exitoso en general.
3) Elija el lugar que desee
Si organiza un evento en persona, la selección del lugar es una etapa importante en el proceso de planificación. Necesitará un lugar que pueda acomodar el número objetivo de invitados y que al mismo tiempo sea lo suficientemente intrigante o lujoso como para atraer a asistentes y periodistas.
Evalúe los requisitos del evento: comience describiendo los requisitos exactos de su evento. Considere si está organizando el lanzamiento de un producto, un evento de networking o una conferencia de prensa. Determine el área necesaria para garantizar que el lugar pueda albergar cómodamente el número de asistentes proyectado.
También es importante examinar la distribución y las instalaciones, como el equipo audiovisual y los servicios de catering.
4) Determine el formato de su evento con un plan detallado
En persona, virtual e híbrido, ¡Dios mío! Hay varias formas de eventos para elegir hoy en día y, si bien los eventos de relaciones públicas tradicionalmente se llevan a cabo en persona, es posible que esta no sea la mejor estructura para su evento.
Necesitará desarrollar una estrategia de marketing de eventos que se corresponda con sus objetivos. Un plan de evento integral puede ayudarlo a realizar un seguimiento de todos los componentes del evento y fomentar la colaboración entre los miembros del comité del evento y los voluntarios.
Cree un cronograma preciso durante el proceso de planificación para garantizar que todos los eventos salgan bien. El cronograma de su evento debe cubrir la planificación previa al evento, la ejecución del evento y las actividades posteriores al evento.
5) Planificar toda la logística y coordinar
En este punto del proceso de planificación, debes abordar la logística del evento. La organización de eventos es compleja y hay mucho que considerar al preparar un evento de relaciones públicas.
En el nivel más básico, debe planificar la logística para agilizar los viajes del personal y el transporte de los oradores. Busque proveedores de alquiler de automóviles económicos y confiables que lleguen a tiempo para la ocasión.
Incluso antes del evento, deberá negociar con los hoteles vecinos para proporcionar alojamiento a su equipo y a los oradores. Considere bloques de habitaciones para la comodidad y el confort de los visitantes.
También debe considerar la seguridad del evento, especialmente si su evento contará con invitados de alto perfil. Conéctese con empresas de seguridad confiables que puedan brindar estos servicios.
6) Establezca el tiempo presupuestado deseado para el evento
El presupuesto de eventos es uno de los más difíciles, pero los eventos de relaciones públicas se diferencian en que la mayor parte de su gasto se destinará a estrategias de promoción. Esto requiere no sólo publicitar el evento entre los participantes, sino también asegurar la cobertura de los medios, contratar un lugar que llame la atención y seleccionar una lista de invitados que pueda incluir apariciones pagadas o conferenciantes para una asistencia de alto perfil.
Desglose los costos por categoría, como ubicación, catering, marketing, equipo técnico y dotación de personal. Priorice los gastos necesarios y reserve un fondo de contingencia para cubrir costos imprevistos. Investigue opciones de ahorro de costos negociando con proveedores o buscando patrocinios.
Cree un cronograma que describa cada hito, desde la preparación inicial hasta el seguimiento posterior al evento.
7) Considere la estrategia promocional de marketing de eventos
¿Crearás un sitio web para eventos? ¿Enviar correos electrónicos a través de una plataforma de marketing de eventos? ¿Publicar en las redes sociales? ¿Pagar por publicidad? El tamaño de su evento de relaciones públicas, así como su estructura y grupo demográfico objetivo, deberían influir en su estrategia de promoción de eventos.
Cree hashtags específicos de eventos y trabaje con oradores, personas influyentes y asistentes para ampliar su alcance. Comparta información interesante, como actualizaciones detrás de escena, vistas previas de eventos y encuestas interactivas, para ganar impulso.
Cree comunicados de prensa específicos para los medios de comunicación relevantes. Proporcionar kits de prensa completos y realizar un seguimiento con los periodistas para garantizar la cobertura. Ofrecer información exclusiva u oportunidades de entrevistas podría aumentar el interés de los medios.
Fomente el registro temprano ofreciendo descuentos por tiempo limitado, incentivos únicos o acceso VIP.
8) Describir la experiencia de los asistentes al seguimiento
Determine qué atrae a su público objetivo y utilice esos elementos en su evento para instarlos a asistir. Determine qué premios e incentivos puede ofrecer, qué oradores principales son aceptables para su evento, programe visitas de celebridades y considere incluir un componente filantrópico.
Utilice hashtags y herramientas de análisis específicos de eventos para realizar un seguimiento de la participación en las redes sociales. Puede utilizar datos de audiencia para realizar un seguimiento de las menciones, las acciones y las impresiones para determinar el interés de la audiencia y aumentar la exposición al evento.
Recopile opiniones de los huéspedes mediante encuestas para determinar la satisfacción y las áreas de mejora. Analice los datos para ayudar a guiar la planificación y la estrategia de eventos futuros.
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